Help a Refugee e.V. – Das Potential eines Vereins entdecken

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Art des Projekts

Help a Refugee e.V. (HaR) ist ein gemeinnütziger Flüchtlingsverein aus Bremen, den ich seit seiner Gründung begleite und dabei unterstütze das Potential seiner MitgliederInnen effizient auszuschöpfen. Hierzu analysierte ich die vereinsinternen Informationsfluss, deckte zwei Knotenpunkte auf und schaffte es diese zu lösen.

Analyse Help a Refugee e.V. möchten geflüchtete Menschen in Bremen langfristig und flexibel dabei helfen, sich in ihrer ständig verändernden Lebenssituation zurechtzufinden. In diesem Sinne bieten die Mitglieder den NeubremerInnen Unterstützung beim Spracherwerb und bei der Wohnungssuche, helfen bei Familienzusammenführungen, veranstalten Feste und bieten im Rahmen des wöchentlichen Flüchtlingscafés »Meet a Local« (MaL) direkte Unterstützung bei kleinen Problemen. Indem der Verein politische Statements zu vermeidet, schafft er es unterschiedlichste Menschen für seine Ziele zu gewinnen und konstruktiv zu arbeiten, ohne sich in Grundsatzdiskussionen zu verlieren.

Schlummerndes Potential Zu Beginn meiner Analyse waren die Mitglieder gerade dabei, sich außerhalb des Plenums in thematischen Arbeitsgruppen zu organisieren. Interessierte BürgerInnen konnten entweder zu einer wöchentlich stattfinden Einführungsveranstaltung kommen (vor Mal) oder dem alle zwei Wochen stattfindenden, offenen Plenum beiwohnen (im Anschluss an MaL). Die meisten wählten den Weg über die Einführung, wo sie einen Einblick in die Arbeit des Vereins bekamen und in Form eines Formulars über ihre Interessen, ihre Fähigkeiten und ihre Kontaktdaten Auskunft gaben. Auf diese Weise bekam der Verein Daten von vielen potentiellen FlüchtlingshelferInnen. Er wusste welche Sprachen sie sprechen, an welchen Arbeitsgruppen sie theoretisch Interesse hätten, ob sie an einer einer Patenschaft interessiert sind oder sich lieber in kurzen, zeitlich überschaubaren Einsätzen engagieren möchten. All diese diese Informationen standen zwar auf einem Blatt Papier, aber niemand kannte sich genug aus um sie effektiv zu verwerten. Ein Vorstandsmitglied hatte beispielsweise einen Überblick über die Vereinsarbeit, wusste aber nicht was genau in den Arbeitsgruppen vor sich ging. Ein AG-Mitglied hingegen war Experte im eigenen Aufgabenbereich aber wusste nur bedingt was die Anderen machten. So entstand Verwirrung über die Verwendung der gesammelten Daten.
Wer sollte die AG-Interessierten koordinieren? Wer kann Patenschaften vermitteln?
Und wer verteilt kurze, zeitlich überschaubare Einsätze?

Hinzu kam, dass niemand sicher sagen konnte was mit den Personen, die solch ein Formular ausgefüllt haben, nach der Einführung passiert ist. Haben sie sich einer Arbeitsgruppe angeschlossen? Haben sie bei »Meet a Local« bereits eine Person getroffen, welche sie seither als Pate unterstützen? Oder haben sie das Interesse am Verein verloren und engagieren sich bereits anderswo? Diese Unsicherheiten führten dazu, dass die Formulare zwar weiterhin ausgefüllt wurden, aber die Informationen nicht effektiv verwertet werden konnten. Sie wurden zwischen den Arbeitsgruppen und dem Vorstand hin- und hergereicht und alle schrieben sich die für sie relevanten Informationen heraus. Dadurch gab es hin und wieder Unklarheit darüber, wer gerade welche Zettel hatte und Frustration darüber, dass es nicht gelang das Potential der Formulare vollends auszuschöpfen.

Indirekte Kommunikationswege Als ich meine Analyse begann, verfügte Help a Refugee e.V. mit „info@„ nur über eine offizielle E-Mail Adresse. Dies hatte zur Folge, dass alle Anfragen zunächst von einer Person gelesen, an die zuständigen Personen weitergeleitet oder gegebenenfalls selbst beantwortet werden mussten. Eine sehr zeitaufwändige Aufgabe die zugleich eine entscheidungsbefugte Person, mit guter Kenntnis des Vereins, sowie dessen Arbeitsgruppen und Mitglieder erforderte. Es musste also eine im Vereinskontext hochqualifizierte Person, ihre Kapazitäten für eine vergleichsweise unwichtige Aufgabe opfern.
Help a Refugee e.V. verwendete ein überladenes Formular mit großem Potential und kommunizierte mit der Außenwelt durch ein Nadelöhr. Zwei Knotenpunkte im Informationsfluss, die es zu lösen galt.

Lösungen Zunächst einmal analysierte ich das Formular der Einführungsveranstaltung und sortierte die Informationen, die mit ihm erfasst werden konnten. Neben den Kontaktdaten einer Person gibt das Formular Aufschluss über ihre Qualitäten und Interessen.

Potential effizienter erfassen Viele Personen mit tollen Qualitäten würden sich gerne für geflüchtete Personen einsetzen, aber möchten sich hierfür nicht dauerhaft an einen Verein binden, oder regelmäßig zum Plenum erscheinen. HaR wollte es diesen Personen erleichtern, sich im Rahmen von zeitlich überschaubaren und ihren Qualitäten entsprechenden Einsätzen direkt einzubringen und hat aus diesem Grund die Kompetenzen jener Personen bei den Einführungsveranstaltungen erfasst. Um dieses Potential langfristig und effektiv nutzen zu können, habe ich eine Online-Datenbank entwickelt in welcher seither Dolmetscher, Experten und Fahrer erfasst werden. In diese habe ich im nächsten Schritt alle relevanten Personen von den bisherigen Einführungen übertragen. Im weiteren Verlauf habe ich ein neues Formular entwickelt und einen dazugehörigen Briefkasten gebaut. Dieses neue Formular besteht aus zwei Teilen und ist in der Mitte perforiert. Auf dem einen Teil werden die Qualitäten einer Person erfasst. Auf der anderen Seite befindet sich Informationen über den Verein und seine Datenbank. Die durch das Formular klar kanalisierten Informationen sind vereinsintern leicht zu verarbeiten und werden durch die Online-Datenbank direkt zugänglich und nutzbar.

Direkte Ansprechpersonen schaffen Wenn eine Person Interesse an einer AG hatte, musste sie erstmal in Erfahrung bringen, wann sich diese wo trifft und wie man sie erreichen kann. Entweder konnte man auf dem Einführungsformular sein Interesse kundtun und auf eine Nachricht warten, oder man schrieb eine E-Mail an „info@„. Um sowohl für interne, als auch für externe Kommunikation in Zukunft klare Ansprechpersonen zu schaffen, bekam jede Arbeitsgruppe eine eigene E-Mail Adresse.


Flyer im A6-Format zu einzelnen Ansprechpersonen

Um diese E-Mail Adressen der Außenwelt zu kommunizieren, entwickelten wir AG-Flyer im A6-Format. Diese geben Aufschluss über die Arbeitsweise je einer Arbeitsgruppe, und enthalten neben der E-Mail Adresse auch Informationen über das nächste AG-Treffen.
Darüber hinaus passen die Flyer vom Format her in den offiziellen HaR-Flyer und können bei Bedarf kombiniert werden. Durch den schwarz-weiß Ausdruck auf buntem Papier sind sie leicht unterscheidbar, und können jederzeit kostengünstig aktualisiert werden.

In Kontakt bleiben Zu guter Letzt wollten wir mit all jenen in Kontakt bleiben, die zwar eine Einführungsveranstaltung besucht haben, aber sich noch nicht aktiv im Verein engagieren oder Teil der Datenbank sind. In unserem Verständnis haben viele dieser Leute zwar ein grundlegendes Interesse zu Helfen, aber noch nicht ein für sie passendes Engagement
gefunden. Um diesen Personen das Mitmachen zu erleichtern haben wir einen Newsletter entwickelt, in dem wir über die erfolgreiche Arbeit des Vereins berichten und zu aufregenden Aktionen einladen.

Reflexion Im Rahmen des Projektes habe ich mich damit beschäftigt, wie sich eine Gruppen organisiert und versucht die bestehenden Strukturen und Abläufe zu verbessern. Auf diese Weise habe ich eine Menge über Kommunikationswege und Gruppenprozesse und strukturschaffende Elemente gelernt. Am aufschlussreichsten war für mich nicht die Umsetzung, sondern die nachträgliche Evaluation meiner Konzepte.
Ich stellte fest, dass einige Maßnahmen sehr gut angenommen wurden, während andere nicht zum Verein und seiner Organisationsstruktur zu passen schienen. Gut angenommen wurden jene Strukturen, die Personen dazu befähigten selbst aktiv zu werden. So zum Beispiel die AG Flyer und die AG E-Mail Adressen. Schlecht angenommen wurden die Datenbank und der Newsletter.Ich realisierte, dass ich erneut kommunikative Knotenpunkte geschaffen hatte, welche nur von wenigen Personen kontrolliert werden konnten: Datenbank und Newsletter.


Vereins-Newsletter

Die Datenbank konnte aus Datenschutzgründen nicht öffentlich gemacht werden und somit nur von wenigen eingesehen werden. Hinzu kam, dass die angefragten Personen oftmals nicht reagierten. Sie schienen das Interesse am Verein bereits verloren zu haben. Aus diesem Grund entschlossen wir uns die Datenbank zurückzustellen und mit konkret zur Verfügung stehenden Personen zu arbeiten. Der Newsletter kam zwar bei den Mitgliedern gut an, verlangte vom Ersteller aber vergleichsweise hohe technische Kenntnisse. Es war somit nur wenigen Leute möglich sich daran zu beteiligen und so entstand eine künstlich, statische Kommunikationsform, die in unseren Augen nicht zum Verein passte. Wir posteten die gleichen Inhalte auf der Facebook Seite des Vereins und realisierten, dass dieser technisch einfache und kommunikativ direkte Austausch viel zielführender war. Außerdem war dort unsere Reichweite sechsmal größer als per E-Mail, Tendenz steigend. Aus diesen Gründen entschlossen wir uns den Newsletter auf Facebook zu verlegen und diese Posts per Newsfeed auf der Webseite des Vereins einzubetten.